У вас бывает, что деловые совещания заходят “не туда”: обсуждение отвлекается от основной темы или наоборот часть сотрудников выпадает из разговора? К чему это приводит? Вместо эффективной коллективной работы, вы, во-первых, тратите время впустую, во-вторых, у работников складывается негативное отношение к таким мероприятиям, в-третьих, нарушается процесс решения важных вопросов.
Чтобы избежать этих ошибок и сделать совещания эффективным инструментом, а не тратой времени, воспользуйтесь следующими правилами:
- Правило 1: Цените время сотрудников и свое
Мотивация и стремление к результату гаснут, когда время тратится неконструктивно. Планируя совещание, убедитесь, что вы четко донесли цель собрания и позвали людей, которые заинтересованы и квалифицированы для решения проблемы. Тогда процесс пройдет быстрее и продуктивнее.
- Правило 2: Контролируйте сохранность основной темы
Люди в команде могут отвлекаться друг на друга и сторонние темы – и это нормально. Руководителю или ведущему мероприятия нужно аккуратно и без негатива возвращать внимание участников к обсуждаемому вопросу.
- Правило 3: Создайте условия для раскрытия потенциала людей
Часто рядовые сотрудники боятся высказывать свое мнение и идеи, опасаясь критики и рассмотрения перед всеобщим вниманием. В этом случае их надо поощрять и адекватно относиться даже к плохим предложениям, корректно объясняя и направляя человека. Это поможет раскрыть их потенциал, который в итоге сыграет на пользу дела.
- Правило 4: Призывайте высказаться всех, но без конфликтов
Человек действительно включится в процесс, только если сам выскажет свое мнение. Это заставляет включиться в обсуждение, т.е. привлечь все его внимание к важному вопросу. При этом руководитель должен модерировать совещание: не давать возникать спорам, направлять беседу в нужное русло, напоминать о целях встречи.
В итоге советуем провести оценку эффективности совещания: был ли решен поставленный вопрос, как все прошло, какие вопросы надо решать в следующий раз и что следует изменить в процессе встречи.
Используйте этот подход для коллективной работы и совещаний,
чтобы принести максимальную пользу своему бизнесу.
Удачи!
